Vos factures et conditions générales de ventes sont-elles conformes?
Depuis la loi HAMON du 17 mars 2014 applicable depuis le 1er mars 2015, certaines mentions doivent être présentes et isolées dans les Conditions Générales de ventes.
C'est l'occasion de faire le point sur les mentions obligatoires...
Mentions à porter sur les factures
Mentions générales obligatoires pour toutes les factures |
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| Mentions | Commentaires |
| Date d'émission de la facture | Date à laquelle elle est établie |
| Numérotation de la facture | Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d'émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX). |
| Date de la vente ou de la prestation de service | Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation |
| Identité de l'acheteur | Nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier) |
| Identité du vendeur ou prestataire* | · Nom et prénom d'un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial) |
| · dénomination sociale d'une société (suivie du numéro Siren ou Siret et du code NAF) | |
| · numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation | |
| · numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation) | |
| · adresse du siège social (et non de l'établissement) | |
| · si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social | |
| Adresse de livraison | Peut être différente de celle de l'acheteur |
| Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel | Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
| Désignation du produit ou de la prestation | · Nature, marque, référence, etc. des produits |
| · Prestation : ventilation des matériaux fournis et de la main-d'œuvre | |
| Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni | Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée) |
| Prix catalogue | Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis |
| Majoration éventuelle de prix | Frais de transport, d'emballage... |
| Taux de TVA légalement applicable | Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant |
| Montant total de la TVA correspondant | |
| Réduction de prix | Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture |
| Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) | |
| * Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d'attribution » , et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA. | |
| Attention : en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75 000 €, l'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant. | |
Mentions pour les factures adressées à un professionnel |
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| Mentions | Commentaires |
| Date ou délai de paiement | · Date à laquelle le règlement doit intervenir |
| · Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé | |
| · En cas d'absence d'escompte, mentionner sur la facture : Escompte pour paiement anticipé : néant ) | |
| Taux des pénalités de retard | Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire) |
| Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € | Pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement |
Mentions particulières |
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| Mentions particulières | Dans quel cas |
| « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté » | Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée |
| « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » | Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple), la facture est en hors taxe |
| « Autoliquidation » | Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) |
| Indiquer clairement qu'il s'agit d'un « montant hors taxe » | |
| Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité, les coordonnées de l'assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie | Les artisans ou les auto-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale) |
Et les conditions générales de vente?
Pour les ventes aux professionnels :
Les conditions générales de vente (CGV) ne doivent pas être obligatoirement transmises à chaque vente
Toutefois, l’entreprise est tenue de communiquer ce document à tout client professionnel qui en fait la demande. Les CGV doivent alors contenir des mentions obligatoires telles que les conditions de vente et de règlement, le barème des prix et les réductions de prix, si elles existent. Mais surtout, on complètera utilement ces clauses avec d’autres qui présentent un intérêt majeur pour l’entreprise, notamment pour réduire le risque client, les délais de paiement et prévenir les impayés. Le vendeur a donc tout intérêt à rendre ses CGV obligatoires pour son client
Et les particuliers?
La loi de mars 2014 a tellement renforcé l’obligation générale d’information précontractuelle et contractuelle du consommateur que les CGV sont devenues également indispensables à leur égard. Dans tous les cas, les CGV présentent un caractère particulièrement utile pour l’entreprise qui s’en dote : elles sont le meilleur moyen de s’assurer que l’on vend en conformité avec la loi des biens ou des services.
En effet, certaines mentions sont devenues obligatoires :
- la mention qu’en tant que vendeur vous êtes tenu des défauts de conformité du bien au contrat et des défauts cachés de la chose vendue.
- vos nom et adresse en tant que vendeur garant de la conformité des biens au contrat. Cette information doit permettre au consommateur d’actionner facilement la garantie légale de conformité ou la garantie des défauts de la chose vendue, si besoin.
D’autre part, vous devez indiquer dans un encadré spécifique de vos CGV, que lorsque votre client veut agir en garantie légale de conformité, celui-ci :
- a 2 ans pour agir, à compter de la délivrance du bien,
- peut choisir entre la réparation ou le remplacement du bien (sauf si le coût de la modalité choisie est manifestement disproportionné au regard de l'autre modalité, compte tenu de la valeur du bien ou de l'importance du défaut) ;
- est dispensé d’apporter la preuve de l'existence du défaut de conformité pendant les 6 mois qui suivent la délivrance du bien (attention : ce délai sera porté à 24 mois à compter du 18 mars 2016, sauf pour les biens d'occasion).
Il faut également que vous précisiez, dans ce même encadré, que la garantie légale de conformité s'applique indépendamment de la garantie commerciale qui peut être consentie.
Enfin, vous devez rappeler que votre client peut mettre en œuvre la garantie contre les défauts cachés de la chose vendue, et choisir dans ce cas entre la résolution de la vente ou une réduction du prix de vente.
