Codevex, Expert-comptable à La Rochelle et Cognac vous informe.
Initialement, la loi de finance 2016 indiquait que tous les systèmes de caisse et de facturation devaient être des logiciels de facturation.
Finalement, l'obligation a été recentrée sur la conformité des logiciels et systèmes de caisse, la notion de facturation ayant été supprimée.
Où en est-on vraiment?
Quelle est la date d'entrée en vigueur?
1er janvier 2018
Tous les professionnels qui facturent doivent-ils utiliser un système de facturation certifié?
Non. Seuls les assujettis à TVA (excluant de fait les micro) qui effectuent des ventes (biens ou services) ne donnant pas lieu à facturation, dès lors qu'ils utilisent un système de caisse. En pratique, cela vise surtout les ventes auprès des particuliers, car les ventes auprès des professionnels B2B donnent obligatoirement lieu à facturation. (CGI art 289, BOFIP-TVA-DECLA-30-20-30)
Qu'appelle t'on un système de caisse, lequel doit être certifié?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique (y compris potentiellement de facturation) doté d'une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d'une vente de marchandise ou une prestation de service. Sont ainsi visés les logiciels et systèmes de caisse permettant l'enregistrement des règlements clients, quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements).
=> il faut donc demander à son fournisseur de logiciel de facturation / Caisse l'attestation fiscale de conformité.
Je ne manipule pas d'espèces, je ne suis donc pas concerné n'est-ce pas?
Faux, les paiements reçus des particuliers en chèque, CB ou virements sont également concernés.
Exemption e-commerce
Une société ne travaillant qu'en e-commerce avec des paiements type CB en ligne uniquement n'est pas concerné par cette obligation.
Quelles sont les sanctions encourues?
amende de 7.500 € par système de caisse non conforme.
Possibilité de pénalité égale à 80% du Chiffre d'affaires si système reconnu "frauduleux"
Et si je facture en utilisant un tableur informatique ou un logiciel de traitement de texte?
Le professionnel se retrouve au cœur d’une multitude de contrôles à mettre en œuvre permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre une facture et la livraison de biens et des services qui en est le fondement. L’administration précise que dans les très petites entreprises, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux associés (devis, bon de commande, bon de livraison et justificatif de paiement) peut constituer un contrôle suffisant, à condition de chacun des éléments soit conservé et tracé.
Il en découle que la facturation sur papier ou la facture électronique doivent respecter les principes suivants :
- D’authenticité de son origine : le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de la facture.
- D’intégrité de son contenu : toutes les mentions figurant sur la facture ne doivent pas pouvoir être modifiées.
- De lisibilité : la facture doit être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration, sur papier ou sur écran.
Ces principes doivent être assurés depuis de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation. C’est la raison pour laquelle, l’utilisation de tableur ou autre logiciel libre non sécurisé ne permette plus de satisfaire à ces obligations. Ainsi, vous pouvez utiliser soit un facturier papier tenu selon la réglementation en vigueur, ou soit un logiciel informatique qui doit satisfaire aux conditions de sécurisation précisées ci-dessus.
Finalement, je vais peut-être revenir au livre de caisse papier....
Il est vrai que cette solution, a contratrio du tableur excel, respecte la réglementation. Attention toutefois à respecter un certain nombre de principes :
Tout professionnel, assujetti TVA ou non, réalisant des ventes au comptant, est dans l’obligation de tenir un livre de caisse aux pages numérotées, sur lequel est inscrit au fur et à mesure de leur réalisation sans blancs ni ratures, le montant de chacune des opérations qu’il réalise (article 286 du CGI).
Le livre de caisse prend souvent la forme d’un agenda de caisse sur lequel les recettes et les dépenses sont transcrites au fur et à mesure de leur réalisation :
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse.
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (brouillard de caisse…). L’agenda de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes.
Les autres entrées en caisse (apports de fonds de caisse, encaissements d’acomptes ou de créances clients) et toutes les sorties de caisse (dépenses payées en espèces, prélèvements en espèces ou remises d’espèces en banque) sont inscrites de manière détaillée.
Lorsque les ventes ou autres produits ne sont pas justifiés par des factures, elles doivent être comptabilisées d’une manière détaillée sur le livre de caisse, chaque opération faisant l’objet d’une inscription distincte. Toutefois, en matière de TVA, par simplification, les ventes au détail et les services rendus à des particuliers, pour des valeurs inférieures à 76 € TTC par opération de vente, peuvent être inscrites globalement sur le livre de caisse à la fin de chaque journée. Il est précisé que la faculté ainsi offerte n'a pas pour objet, ni pour effet de dispenser les entreprises de produire, à l'appui de leur comptabilité, tous les documents justificatifs de recettes, de nature à conférer une force probante aux documents comptables.
En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, les bordereaux de ventes, ou tout autre document justificatif de recettes ou de dépenses inscrites sur le livre de caisse.
Le livre de caisse aura davantage de valeur probante s'il porte la signature de la personne tenant la caisse, et s'il est accompagné du calcul du solde de caisse en fin de journée et d'un inventaire des espèces.
à propos de Codevex :
Codevex est un cabinet d’expertise-comptable et conseil créé en 2014. Expert-Comptable à La Rochelle, le cabinet compte 7 collaborateurs à votre service et a accompagné plus de 100 créations d’entreprises / activités en 4 années.
Le cabinet est aussi présent à Cognac avec 3 collaborateurs et propose aussi une offre complète de gestion déléguée avec de nombreuses offres de services.
